מדיניות מחשבים ואינטרנט בעבודה

מומלץ למעסיקים להכתיב כללי מדיניות אינטרנט, דואר אלקטרוני (מיילים), מחשבים וטכנולוגיה.

מי לא פותח את שיגרת יומו במשרד בכוס קפה ובמעבר על המיילים שהתקבלו לאחרונה. לפני תחילת העבודה צריך קודם כל לענות לשירלי, לראות את האתר הזה שערן שלח לנו ולשלוח לעופר את התמונות הסקסיות של [עורך: אנא הכנס את שמו של סלב עדכני כלשהו].

אחר כך צריך ללכת ולכתוב איזה פוסט נחמד בבלוג שלי על הקפה שנשפך עלי הבוקר בנסיעה לעבודה, על הלקוח החדש שבא אלינו לעסק ועל התוכניות מרחיקות הלכת שאני מפתח עבורו וגם לשלוח הודעת מסנג'ר לערן שהאתר הזה מה-זה-נחמד!!!!1, שישלח עוד ולשלוח מייל אזהרה לכמה חברים שאלי שעבד איתם גונב רעיונות של אחרים.

רגע, צריך גם לגלוש לפורום הזה ולענות לכמה חברים ולבדוק עוד כמה אתרים מעניינים, אולי YNET…? [הערה: מאז כתיבת הפוסט השתנו האפליקציות והאתרים בהם אנו מבלים, אך העקרון נשאר זהה]

אינסטגראם זה נחמד, מיילים זה נחמד ואפילו חדשות זה חשוב. אבל מסתבר שכל אותן פעולות יכולות להטיל אחריות לא רק עלינו – העובדים – אלא גם על המעסיקים.

עובדים העושים שימוש לרעה במשאבי מקום העבודה גורמים למעסיק נזק, הן באובדן זמן והן בחשיפה בפני תביעות חיצוניות. למשל, עובד ששלח מייל הכולל הטרדה מינית לחברתו לעבודה, והמעסיק לא פעל בהתאם לחוק למנוע או לטפל בעניין – יהיה המעסיק אף הוא אחראי בהטרדה מינית; עובד שהוציא דיבתו רעה של גולש אחר בפורום ובמהלך התביעה נחשפה זהות בעל כתובת ה-IP (המעסיק, מטבע הדברים) עלול לסבך את המעסיק בניהול הליך יקר, מיותר ואולי אף בחשיפה לנזק גדול מכך; עובד שנתן פרטים על לקוחותיו של המעסיק ותנאי ההתקשרות עימם בבלוג שכתב ופרטים אלו הגיעו לידיעת המתחרה – גרם למעסיקו נזק בלתי הפיך.

לכן, מומלץ למעסיקים לקבוע קווי מדיניות כלליים ביחס לשימוש באמצעים טכנולוגיים דוגמת אינטרנט, מחשבים, דואר אלקטרוני, תוכנות מסרים מיידיים, ואף אמצעי תקשורת וטכנולוגיה אחרים דוגמת טלפונים סלולאריים (במקרים מסויימים). קווי המדיניות יחולו על מספר נושאים, וביניהם חובת הזהירות בשימוש בדוא"ל, בבלוגים ובאמצעי תקשורת אחרים במשרד (אולי גם בפקס או בטלפון). בין היתר מומלץ למעסיקים לקבוע מנגנונים המבהירים לעובדים מה בדיוק השימוש המותר ומה השימוש האסור באמצעי התקשורת המקוונים. למשל כדאי לכלול במדיניות שתופץ לעובדים –

• הוראה מפורשת לעובדים לשמור על סודיות הידע השייך למעסיק וכל יתר הנתונים המתייחסים אליו;

• תזכורת אודות החובה לשמור על השם הטוב והמוניטין שצבר המעסיק;

• הבהרה כי המעסיק רשאי ועשוי לפקח במישרין על אמצעי התקשורת השונים (כמו תוכנות הודעות מיידיות ("מסנג'ר"), דואל"ים, הודעות בבלוגים וכדומה;

• הבהרה שאין ולא תהיה כל ציפיה לפרטיות באמצעי התקשורת השונים בהם העובדים עושים שימוש במסגרת עבודתם;

• הדגשה של מידת הזהירות הרבה הנדרשת מהעובדים באמצעי התקשורת המקוונים. כדאי להזכיר שלמרות שדוא"ל, הודעות מיידיות, בלוגים ואמצעים אחרים נתפסים כאמצעי לא פורמלי, הרי אם לא יכתבו בזהירות הרי לאמור בהם תתכנה השפעות קטלניות על העובד ועל מעסיקו;

• ניתן להוסיף עוד הגבלות על השימוש באינטרנט ובדוא"ל, לפי שיקול דעת המעסיק ועורך דינו;

• מוטב לבצע חסימה ישירה של אתרים שברור שהגלישה בהם אסורה על פי דין (כגון אתרי הימורים, אתרי פורנוגרפיית ילדים וכיוב') וכדאי לקבוע איסור גלישה באתרים כגון אלו ואחרים, כמו גם איסור על הורדת קבצים למחשבים במקום העבודה (לפחות קבצי מוסיקה, סרטים, משחקים או ספרים שאין יכולת לוודא את זכויות היוצרים בהם);

• לבסוף חשוב להבהיר שהפרת המדיניות עשויה להביא לענישה משמעתית (וכמובן אכיפה פעילה של המדיניות, שכן אחרת נוצר נוהג במקום העבודה למרות קיומם של קווי מדיניות מרשימים.

ולא סתם אני מדגיש – חשוב שהמעסיק יהיה עקבי וידאג לאכיפת המדיניות. מעסיק שלא יאכוף את המדיניות ביחס לעובדים מסויימים ואחר כך יאכפה על עובדים אחרים, עלול לפגוש בסוף הדרך תביעת אפליה לא נעימה או לגלות שבית המשפט אינו נותן תוקף לכללים אותם קבע.

לחברות אמריקאיות יש להזכיר כי כללי הראיות (ושמירת המסמכים המקוונים) השתנו לאחרונה והחמירו את הסטנדרטים של ניהול ושמירת תיעוד של תקשורת מקוונת. מומלץ להתייעץ עם יועציכם האמריקאים בעניין זה.

מטבע הדברים ברור שישנם נושאים נוספים שיש לכסות, אולם גם ברור שאי אפשר לנפנף את הסיכון מעבר לכתף, להתעלם ממנו ולעבור הלאה. יש להתמודד עם סיכון זה על מנת למנוע נזק משמעותי בעתיד.

המאמר נכתב בפברואר 2007 ונבדק ע"י עורך הדין יורם ליכטנשטיין.

המאמר אינו המלצה ואין להסתמך עליו אלא לפנות לייעוץ ספציפי.

עודכן לאחרונה ב-4.1.2023.